Le projet GED, Gestion Electronique des Documents

Définition GED Gestion Electronique des Documents

La GED, qu'est-ce que c'est ?

La GED, Gestion Electronique des Documents ou encore GEIDE, Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants.

La GED définit le processus de dématérialisation des documents de l'entreprise, que ce soit les factures, les procédures, les plans, les dossiers, les rapports ou les analyses, afin d'en faciliter l'exploitation, les échanges, le stockage et la gestion. Le terme de GED englobe un ensemble d'outils, comme l'OCR*, et de techniques dédiées à cet usage.
OCR* : Optic Caracter Recognition, Reconnaissance Optique des Caractères.
Voir aussi la Gestion de contenu ECM, Enterprise Content Management

Gestion de contenu ECM, Enterprise Content Management

La gestion efficace du "capital document"
Une fois les documents dématérialisés, la barrière du type de support s'estompe. Les capacités multi-formats, textes, fax, e-mail, sons, vidéos, facilitent la gestion et la recherche d'informations sans commune mesure.

Le principe de la GED

• Stockage de l'information

  Une fois numérisés, les documents sont stockés et indexés selon des règles déterminées au préalable.

• Accès à l'information

  Ils sont alors accessibles, selon une thématique, en recherche par mots clés ou en recherche intégrale.

• Echange de documents

  La facilité d'échange offerte par la dématérialisation n'est pas le seul avantage. En un même instant, plusieurs correspondants peuvent tout à fait travailler autour d'un même document en des lieux différents.

Le projet GED et Gestion de contenu ECM

Tous les documents ne méritent pas d'être numérisés. Il est préférable de travailler par projet en étudiant précisément l'apport de chacun des documents. Tous les documents n'ont pas non plus la même durée de vie. Quelques documents spécifiques, soumis à des contraintes juridiques par exemple, nécessitent un traitement particulier. Enfin le concepteur se posera la question des modifications. Les documents sont-ils modifiables ? Par qui ? Faut-il alors conserver les versions antérieures ?

Dans tous les cas, l'estimation de la valeur ajoutée du document une fois numérisé servira de juge de paix pour définir la nécessité de la dématérialisation. Le calcul du ROI complet s'avère indispensable.

Cet article s'inspire de l'ouvrage : "Le bon usage des technologies expliqué au manager" Editions d'Organisation ©.

Présentation détaillée du livre "la transformation démocratique de l'entreprise"

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

A ce sujet, voir aussi

• Le wiki au service de la documentation projet . Conserver la "mémoire" projet au cours de sa préparation, sa réalisation et sa mise en oeuvre.

Ressources GED et Gestion de contenu ECM

L'ECM ou "Management" de l'ensemble des contenus de l'entreprise propose une gestion plus globale de tous les contenus produits ou utilisés par l'entreprise sans s'en tenir aux seuls documents entrant dans la GED. Cette dernière est une composante de l'ECM qui peut aussi englober les documents web (en croissance exponentiel), les informations commerciales (dossier clients, contrats, courriers, emails...) et plus généralement les images, vidéos, sons, des scans...

À lire

Les techniques et méthodes organisationnelles et juridiques pour dématérialiser les documents sur support physique afin d'en faciliter le transfert, le stockage, la gestion et l'exploitation :

Dématérialisation et archivage électronique
Mise en oeuvre de l'ILM
(Information Lifecycle Management)
Jean-Marc Rietsch, Marie-Anne Chabin
et Eric Caprioli
Dunod
207 pages
Prix librairie : 31,35 Euros.

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Alain Fernandez
Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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Voir aussi...

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