Comment gérer le projet Système d'Information

Le Manager du projet SI est un entrepreneur

Pour assurer sa mission, le manager sera non seulement aux aguets des dérives, mais il anticipera à toutes les péripéties du déroulement. Il s'agit en effet de prévenir les risques et de saisir les opportunités.

L'une des principales raisons de dérives de projets est justement liée au manque de pertinence des décisions d'orientation prises, ou pas prises d'ailleurs, dans le feu de l'action, un peu à la manière d'un coup de poker où l'on risque son va-tout.

En fait, c'est bien une attitude d'entrepreneur qu'il s'agit d'adopter pour limiter le nombre de ces situations pour le moins périlleuses. Elles menacent de compromettre l'issue heureuse du projet. Autant être bien armé au moment de prendre la décision.

1) Définir et sélectionner les enjeux

Quelle est la finalité du projet ? S'agit-il de mettre en oeuvre une technologie tout simplement parce qu'elle semble fonctionner chez les partenaires ou les concurrents ?
C'est une illustration concrète du proverbe : « Mettre la charrue avant les boeufs ».

Une solution technologique peut en effet se révéler source de bénéfices pour une entreprise, et être un véritable fiasco pour une autre sans que pour autant la gestion du projet informatique soit remise en question.

Un projet est une recherche de réponse à des enjeux identifiés et clairement exprimés. L'identification préalable desdits enjeux est primordiale. Le manager utilisera le fruit de cette analyse tout au long du projet comme grille de référence.

2) Mesurer la valeur du projet

Il est vrai que plus d'un dirigeant se sont sûrement parfois demandé où pouvait bien se nicher l'amélioration de rentabilité apportée par certains systèmes informatisés (Robert Solow). Le retour sur investissement des projets systèmes d'information n'est pas aussi aisé à évaluer que dans le cas d'équipements traditionnels de production industrielle. Voir notamment la question cruciale de l'alignement stratégique.

Il est important de rappeler que l'augmentation de productivité n'est pas l'unique objectif des applications des technologies de l'information. Les projets s'inscrivent dans une démarche globale et stratégique de quête permanente d'avantages concurrentiels, ou en tout cas d'adaptation des processus aux nouveaux modes de business.

Le mode de mesure de rentabilité utilisé pour les équipements classiques de production ne peut plus servir de juge de paix. Un projet business intelligence, en tout cas lorsqu'il est bien conduit, sera un investissement profitable. Il simplifiera le processus de décision et améliorera concrètement la réactivité de l'entreprise. Il sera cependant difficile de mesurer avec précision le retour sur investissement redevable à la technologie.

3) Vendre son projet

Un projet système d'information ne se résume pas à la simple mise en place d'un ou plusieurs outils progiciels. Une fois en place, la nouvelle solution modifiera profondément les modes de fonctionnement dans l'entreprise. Voir notamment le projet ERP et la réforme des processus et des modes travail, mais ça n'est qu'un exemple.

Pour placer un maximum d'atouts de son côté, et cela bien avant le démarrage du projet proprement dit, le manager s'efforcera de « vendre » son projet auprès des parties-prenantes les plus influentes. Il facilitera ainsi l'adoption du projet par l'ensemble des partenaires concernés.

Comme un bon commercial, il préparera un argumentaire ciblé pour chaque « client ».

Ainsi, la direction porte une certaine préférence pour les dépenses réduites et les retours rapides sur investissement. Il est important d'affûter ses arguments pour être en accord avec leurs attentes. Le soutien actif de la direction tout au long du projet sera en effet une condition de réussite.

Le manager procédera de même pour les utilisateurs et les informaticiens, et son argumentaire fera ressortir les points forts les plus à propos selon les attentes et les motivations de chacun. Voir notamment qu'est-ce qu'un bon chef de projet ?

4) Construire et gérer les équipes

Il ne suffit pas de rapprocher des compétences pour bâtir une équipe efficace. Sous nos latitudes, il n'y a rien de moins naturel que le travail en groupe. Et pourtant, la réussite est totalement dépendante de la qualité du travail réalisé en commun.

Lorsque l'effort coopératif est bien conduit, la qualité du travail fourni par le groupe dépasse largement la somme des individualités. Pour cela, encore faut-il motiver et sensibiliser les développeurs au partage de la connaissance (et utiliser les outils adaptés), tout en cadrant leurs travaux selon les enjeux du projet. C'est d'ailleurs ainsi que le manager gagnera ses galons de leadership.

5) Piloter le projet par les enjeux

Les projets systèmes d'information sont encore conduits en privilégiant les aspects techniques sur les besoins en matière d'usage. Nous privilégions toujours une modélisation où l'humain doit se plier aux contraintes imposées par le système.

Cette polarisation technologique, principale cause d'échec des projets SI, se retrouve aussi dans les manières de penser des décideurs de l'entreprise. Pour les décideurs, les applications des nouvelles technologies sont encore considérées exclusivement selon une dimension de rationalisation des processus.

Pourquoi dans ce cas demander aux utilisateurs ce qu'ils pourraient bien souhaiter ? Nous ne sommes plus dans une quête exclusive d'amélioration de la productivité. La compétitivité est aussi aujourd'hui directement dépendante de l'usage du Système d'Information et de la mise en commun des ressources, tel que le partage de la connaissance.

Le tableau de bord projet reflétera ces axes de pilotage.

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Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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