Planifier et ordonnancer le projet

Par Alain Fernandez

Comment planifier le projet et comment régler les questions d'ordonnancement à l'aide des outils : Gantt Pert CPM Work Breakdown Structure Gestion des ressources. Voyons tout cela...

Planification et ordonnancement

Le programme (d’action) doit être assez souple pour se plier aux modifications que l’on juge bon d’y introduire, soit sous la pression des événements, soit pour toute autre raison. Henry Fayol Administration industrielle et générale 1916

Préciser le parcours et affecter les ressources

Une fois que l'on a bien précisé le but et la finalité du projet, il est alors temps de définir le parcours et d'affecter les ressources le plus efficacement possible. C'est une opération essentielle.

Etablir le plan et lister soigneusement les ressources nécessaires est un préalable fondamental à tout projet. C'est ainsi que l'on peut estimer budgets et délais tout en précisant les termes de faisabilité.

Cela dit, il est bon lors de cette étape de ne pas trop chercher à descendre dans le détail. La phase de planification n'a pas pour finalité de définir le parcours dans ses moindres finesses. C'est pourtant un travers particulièrement courant. Il est vrai qu'il est quelque part légitime de chercher à dénicher toutes les difficultés potentielles dans leurs moindres recoins avant de lancer le projet.

En pratique, cette quête de garanties préalables est plutôt contre-performante. Les projets sont complexes et tout n'est pas prévisible à la virgule près.

Cellule de pilotage, aux aguets et réactive

Il est hautement préférable de soigner la mise en place, une structure de pilotage efficace fondée sur l'anticipation et la délégation ou la coopération pour être plus précis. En fait, il s'agit de se donner les moyens de prendre les bonnes décisions lorsque la situation le nécessitera. Et croyez-moi, le cas se posera.

A un moment donné du projet, il faudra vraisemblablement réajuster les objectifs, voire les réorienter. Il s'agit d'être prêt et de ne pas agir sous la contrainte, ou pire encore dans l'aveuglement, les yeux braqués sur le planning et non sur la réalité.

Planifier et ordonnancer

Une démarche analytique

Passons maintenant à la pratique.
Planification et ordonnancement sont une phase essentielle du projet. Il s'agit d'identifier dans un horizon de temps le meilleur découpage et enchaînement des tâches indispensables à la réalisation du projet. Pour cela, l'équipe projet dispose de quelques outils comme le Work BreakDown Structure (WBS) pour découper rationnellement le projet et les diagrammes de Gantt, Pert ou CPM pour planifier et ordonnancer les tâches du projet ainsi fractionné.
h3> Les étapes détaillées de la phase de planification

Découpage en fonctions : 1er niveau
Définition du plan : grandes lignes
Définition détaillée des tâches
Composition des équipes
Définition des responsabilités
Etablissement de la table de précédence
Estimation des temps de réalisation
Génération du PERT (définition des dates)
Ajustement jusqu'à concordance des dates (petite boucle)
Ajustement avec la disponibilité des ressources (grande boucle)

Remarque : le Work BreakDown Structure (WBS) du PMI (Project Management Institute) propose une méthodologie de découpage du projet en différents niveaux et bouclages pour atteindre le degré de finesse suffisant au chiffrage.

Voir notamment : comment organiser un projet sans se limiter à la seule étape de planification...

Les outils de planification et d'ordonnancement

Le GANTT

Le diagramme de GANTT, du nom de son inventeur, date du début du 20ème siècle. Ce type de diagramme est fort pratique pour la communication.
Voir Comment faire un diagramme de GANTT ?.

Le PERT et le CPM

Le PERT (Program Evaluation and Review Technique) et le CPM (Critical Path Method) sont bien plus adaptés à l'ordonnancement. Ils tiennent compte en effet des dépendances entre les tâches.
Voir Comment faire un diagramme PERT ou diagramme CPM ?.

La gestion des ressources

Les besoins en matière de ressources sont souvent estimés au moment du découpage type Work BreakDown Structure (WBS). Cette étape est réalisée en commun. La disponibilité en terme de spécification et de délai sera fixée dès à présent.

Remarque : toutes les ressources ne sont pas en "stock", il faut tenir compte des délais d'approvisionnement fournisseur avant de réaliser le plan des ressources.

Ce thème est développé et complété dans le livre de référence, "Le chef de projet efficace", notamment l'art et la manière d'utiliser au mieux les outils de planification et d'ordonnancement pour éviter les affres de cette phase majeure et la gestion des ressources...

En référence à la citation en entête de cet article, dans le même ouvrage, Henry Fayol apporte cette précision :
"Une autre qualité du programme est d’avoir toute la précision compatible avec l’inconnu qui pèse sur les destinées de l’entreprise »
Sous-entendu, que si on peux prévoir en détail à long terme, il faut savoir laisser suffisamment de marge pour être en mesure d'affronter les aléas du déroulement. Rien de plus juste n'est-ce pas ? Ce texte date de 1916.

Un second extrait du même ouvrage pour la bonne bouche...

C’est surtout dans les moments difficiles qu’un programme est nécessaire. Le meilleur programme n’a pu prévoir d’avance tous les événements extraordinaires qui peuvent survenir ; mais il a fait une part à ces événements et il a préparé les armes dont on pourra avoir besoin au moment des surprises.
Le programme défend l’entreprise non seulement contre les changements fâcheux d’orientation que de graves événements peuvent susciter, mais aussi contre ceux qui proviennent parfois tout simplement de la versatilité des autorités supérieures.

Il la protège aussi contre des déviations, d’abord insensibles, qui finiraient par la détourner de son but.

Les progiciels

Vous connaissez Microsoft Project. Si vous ne l'utilisez pas encore, vous pouvez l'essayer ici Microsoft Project Trial.

Il existe aussi des progiciels de gestion de projet Open Source comme Open WorkBench. Open WorkBench se présente comme le Microsoft Project Killer. Tout un programme. Il dispose en tout cas d'un atout de poids : il est gratuit. Vous pouvez le télécharger ici www.openworkbench.org.

Pour mieux maîtriser la question du choix des outils de gestion de projet, cet article propose un rapide inventaire et une méthode de choix rationnelle.

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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