Wiki pour la gestion de projet

Qu'est-ce qu'un Wiki ?

Définition

L'outil Wiki est un logiciel de construction de documents. C'est un site web spécifique où toutes les personnes autorisées, sans exception, peuvent créer un nouveau document ou modifier un document existant. L'historique des modifications est conservé.

Né en 1995, le Wiki est maintenant un instrument parfaitement au point et ses principes sont connus de la majorité d'entre-nous. Il peut être déployé en entreprise pour de multiples usages.
Nous ne nous intéresserons ici qu'aux applications de gestion de projet.

Le projet Wiki, Avantages et inconvénients

Gérer un projet

Le Wiki peut être utilisé comme un outil de base en conduite de projet dans le cadre d'une démarche naturellement coopérative. C'est là son principe. Chacun peut donner son point de vue, compléter ou corriger un avis précédemment déposé.

Dans tous les cas, l'historique global est conservé et la consultation, ou le retour à une version antérieure, est immédiate. Cet outil sera utilisé à profit, notamment pour l'élaboration des documents de travail, dès les premières ébauches, afin de permettre aux principales personnes concernées de prendre une part active aux débats.

Avantages du Wiki

La participation est étendue, tous les points sont éclairés, les documents fondamentaux consensuels sont rapidement élaborés. L'outil est fédérateur.

Inconvénient en conduite de projet

Cette démarche nécessite un apprentissage de l'outil non pas uniquement dans son maniement purement technique, mais surtout dans sa logique qui permet de modifier, corriger, compléter les textes d'autrui, ou encore constater que ses propres textes sont amendés.

D'expérience, cet apprentissage est en fait relativement aisé dans les structures qui se sentent prêtes à un fonctionnement en mode coopératif. Pour les autres, le produit n'est pas adapté.

Comment l'utiliser

Le document de travail doit être réécrit régulièrement, afin de conserver une forme utilisable, en intégrant l'ensemble des modifications apportées. Ce n'est pas très "style Wiki", mais c'est la manière la plus efficace d'exploiter l'outil. Ce travail de rédaction mérite d'être réalisé par un consultant extérieur à l'entreprise qui, de son regard moins impliqué, révèlera les non-dits et les contre-sens.

Une étude de terrain rondement menée

Qui a dit « Les théories scientifiques changent lorsque les scientifiques meurent » ?
Je ne me souviens plus. Mais je me demande si ce n'est pas la même chose pour l'informatique d'entreprise et le management en général.

En 2003 et 2004 je flirtais sur la côte nord pacifique entre Seattle et Vancouver ou j'intervenais en amont sur un projet « innovant » de SCM fortement connoté de KM.

Lors de ma toute première intervention, comme un bon artisan, j'étais prêt à déballer mes outils bien affûtés pour lancer l'étude préalable et préparer les questionnaires de besoins utilisateurs… « Remballe tes clous mon pote me dirent à peu près en ces termes mes collègues du moment. L'étude, on l'a déjà dans la boîte, yet in the box. » La boîte ? Elle s'appelle Wiki…

Qu'est qu'un wiki ?

Vous savez ce qu'est un Wiki ? Wiki est un concept particulièrement efficace et révolutionnaire pour nos esprits cloisonnant le monde entre les élites qui peuvent parler et les autres qui n'ont que le droit de se taire. Wiki c'est : vous avez quelque chose à dire ? Et bien dites-le ! Vous n'êtes pas d'accord avec ce qui a été dit ? Eh bien dites-le aussi. Et ça fonctionne plutôt sacrément bien.

Le système est ouvert. C'est d'ailleurs son principe fondateur. Je peux vous dire qu'après un léger moment de flottement, le temps d'amadouer l'outil, l'étude s'est rapidement déroulée. On fait, on voit, on compare… Pas de doutess, pas de zones d'ombre, pas de non-dits. Tout est là.

Avec cette technique, mes collègues élaborent des études pertinentes en un rien de temps. Idéal pour les petits projets rapides et rondement menés. Et ne nous trompons pas, une réussite se bâtit aujourd'hui justement sur des petits projets rapides et rondement menés.

Rapidité et coopérativité, les nouvelles méthodes projet

Les vieux caciques qui sévissent encore contre vents et marées, avec les concepts de planification à long terme, la foi dans l'établissement de lignes directrices inflexibles et le culte de l'étude des besoins autant unilatérale qu'exhaustive peuvent désormais aller se rhabiller!
Out tout cela ! Désormais on essaye on partage et surtout : on avance ! Seules la rapidité et la coopérativité comptent.
Pourquoi dépenser de l'énergie à supposer ce que peuvent penser les futurs utilisateurs, à tenter de deviner comment ils accepteront de participer alors qu'il suffit de les intégrer au projet dès le début ?
Rapidité et coopérativité voilà les nouveaux mots du management d'aujourd'hui.
Il est vrai que ces nouveaux modes de fonctionnement sont tellement loin de tout ce que l'on a pu apprendre et pratiquer, on pourrait supposer que seul un lavage de cerveau généralisé viendrait à bout de nos habitudes de travail bien ancrées. En fait,non. Les modes de fonctionnement coopératifs sont autant efficaces que naturels. Il suffit d'avoir foi et confiance en l'homme et de le considérer comme un : « rationnel qui réfléchit». Nul besoin alors d'imposer une rationalité normée.

Remarque : L'engouement pour la technologie ne doit pas masquer les difficultés inhérentes à la mise en oeuvre des outils coopératifs. Voir notamment les recommandations suivantes à propos de l'usage du Wiki pour constituer la documentation, la "mémoire" projet :

Ressources web

L'outil Confluence de Atlassian est un produit commercial stabilisé avec un support, une communauté active et une large diffusion.
Voir le site web.

Présentation détaillée du livre "la transformation démocratique de l'entreprise"

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

À ce sujet, voir aussi

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À lire…

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