Wiki et documentation

Par Alain Fernandez

Le Wiki est un excellent outil de construction de la mémoire projet. Mais comment l'utiliser pour documenter le projet dans un principe de fonctionnement coopératif et dynamique et identifier les risques potentiels ?

Utiliser un Wiki pour documenter le projet

L'apprentissage collectif

Le déroulement du projet est une source de connaissances autant pour les acteurs directement sur le terrain que pour ceux qui interviendront sur de nouveaux projets.

Aussi est-il primordial de thésauriser cette connaissance et de la structurer afin que l'on puisse s'y référer aisément dans une démarche d'apprentissage collectif. Pour cela, l'outil Wiki est un excellent outil de construction de la mémoire projet.

L'élaboration de la documentation à l'aide de cet outil tombe sous le sens. Il est cependant important de ne pas s'en tenir à un simple usage basique. La documentation est bien souvent considérée comme une tâche non prioritaire que l'on effectue parce qu'il le faut bien.

Le Wiki et la mémoire projet

Aussi, la constitution de la documentation se limite au minimum exigible. Bien souvent, ce n'est qu'un archivage de l'ensemble des documents produits sans aucune logique. Malheureusement ! C'est une perte sèche d'une connaissance acquise qui mérite d'être largement partagée au-delà même du cercle des acteurs directement concernés.

C'est bien une mémoire projet qu'il s'agit de constituer afin de perdurer cet acquis et de stimuler l'apprentissage collectif. La documentation précise et facilement accessible facilite grandement le lancement et l'exécution des projets suivants, ne serait-ce qu'en éclairant efficacement l'analyse de risques.

Il est important de considérer la constitution de cette mémoire comme un projet en soi, et de définir les finalités, objectifs et mesures. Cette logique de travail, greffée sur un usage intelligent du Wiki projet, est en effet une solution assez optimale.

Documentation et analyse des risques

La réussite d'un projet complexe n'est pas acquise par principe. A tout instant du déroulement, les imprévus peuvent se transformer en véritables embûches.

Aussi est-il hautement recommandé de se livrer à quelques exercices de prévention et de lister les risques les plus plausibles avant d'entreprendre quoi que ce soit. Une fois les risques identifiés, il convient de procéder à un classement selon la gravité, la probabilité d'occurrence et les préventions et garanties possibles, en terme de solutions et de coûts.

Mais comment identifier les risques potentiels pouvant survenir au cours d'un projet dont la principale caractéristique est l'originalité ?

☛ 1^ère source d'information

Fouiller dans les bases d'historiques des projets.
Vous ne documentez pas soigneusement le déroulement des projets ?
Quelle erreur ! C'est une perte sèche. Qu'un projet soit une réussite, un demi-échec ou un ratage complet, il reste une source d'enseignement.
La documentation du projet ne se limite pas à une chemise mal ficelée de rapports d'activités classés à la va-comme-je-te-pousse et de comptes-rendus d'activités aussi sibyllins qu'incomplets. L'histoire du projet mérite d'être détaillée et commentée (wiki) afin d'alimenter une démarche de progrès continu.

☛ 2^nde source d'information

Dynamiser la communication avec les "experts" projets, qui, quels que soient leurs fonctions et leurs vécus, ont sûrement quelque chose à dire.

Ensuite ? Mettre en action les outils de créativité collective (diagramme d'affinités, mind-mapping, pensée latérale…) afin d'extraire un sens de toutes ses informations, bref autrement dit faire fonctionner son intelligence…

À noter, on ne confondra pas les risques et les menaces. Les menaces, sabotages et autres travaux de sape en sous-main méritent un traitement préventif particulier fondé sur un solide référentiel des enjeux et de leurs perceptions (Le chef de projet efficace).

Une préparation psychologique est indispensable

Rendre public par écrit son point de vue personnel n'est pas un acte aisé pour tout le monde. Dans l'entreprise, nous ne bénéficions pas de l'anonymat absolu de la Wikipédia ou des forums publics. Autour d'un projet tout le monde se connaît. La peur du jugement des autres risquent de refroidir durablement les moins intrépides.

Nous ne sommes pas naturellement prêts à être publiquement jugés et critiqués. Il sera difficile de constater la remise en question de sa propre contribution sans être indisposé. Ce propos est d'autant plus vrai tant que les entreprises persistent à encenser la performance individuelle aux dépens du collectif.

Mal gérée, cette crainte du regard des autres peut devenir une source d'angoisse. Et sans aller jusqu'au conflit, elle risque de reléguer le nouvel outil dans la boîte sans fond des "fausses bonnes idées", là où l'on range toutes les tentatives d'amélioration inabouties. Un sérieux travail de préparation et de mise en confiance préalable est indispensable.

Wiki, storytelling et transfert de connaissances

Une gestion active de la documentation projet présente de multiples avantages. Elle contribue notamment au transfert des connaissances, essentiel à l'adoption de bonnes pratiques facilitant le pilotage des nouveaux projets et l'accompagnement du changement. Il tombe sous le sens que les pratiques réglementaires et normalisées en matière de documentation sont inadéquates.

Des chiffres, des tableaux et des rapports à la syntaxe trop formelle sont bien pauvres en matière de passage de sens. Le Wiki interactif et les techniques narratives du storytelling semblent bien mieux adaptés pour collecter le vécu terrain et consigner les éléments qualitatifs et informels du déroulement du projet.

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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