Comment choisir un outil de gestion de projet ?

Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projet ?

Piloter convenablement un projet n'est pas une mince affaire. Pour assister convenablement le manager, il existe effectivement des outils spécialisés qui offrent de multiples fonctions aussi indispensables que la planification et l'ordonnancement, les diagrammes de PERT et de GANTT (pour le suivi notamment), le tableau de bord projet, de le reporting, les échanges et de communication entre les membres de l'équipe. Ce sont là les fonctions incontournables.
Ensuite, chaque produit offre ses propres spécificités qu'il s'agit de bien évaluer pour choisir le outil de gestion de projet qui vous convient le mieux, selon le projet proprement dit et vos habitudes de travail.

Le bon outil pour piloter VOTRE projet

Manager un projet, c'est exercer un métier aux activités multiples. Et c'est peu dire tant la variété des tâches à accomplir est diversifiée. Il faudrait être totalement inconséquent pour s'imaginer gérer un projet, aussi simple soit-il, sans utiliser un outil spécialisé.

Le management de projet comporte, non seulement de multiples tâches, mais il est aussi fondé sur un principe de communication permanente et de production de documents. Autant maîtriser un outil bien spécifique pour gérer au mieux ces fonctions.

À l'origine...

Il n'y a pas si longtemps que cela, pour gérer efficacement un projet un peu conséquent, MS Project de Microsoft était l'outil incontournable. Encore aujourd'hui d'ailleurs, Microsoft sur son site dédié (voir ci-dessous) annonce pas moins de 30 millions d'utilisateurs à travers le monde.

Même s'il est vrai que bien des chefs de projet et des entreprises concevaient, et conçoivent peut-être encore, leurs propres produits en VBA Excel notamment, Microsoft a longtemps été le leader du marché des outils de gestion de projet.

Quel outil ?

Aujourd'hui, les chefs de projet ont l'embarras du choix. En effet, l'offre en matière d'outils de gestion de projet s'est très largement développée, au point qu'il est bien difficile de procéder à un recensement exhaustif.

Pour quel besoin ?

Il est aussi vrai que les modes de travail et donc ce management de projet ont bien évolué. On attend maintenant des outils sachant non pas gérer mais bien profiter des possibilités collaboratives offertes par le web.

Le besoin d'outils de gestion en mode collaboratif, plutôt crucial aujourd'hui, n'est pourtant pas récent. Au début des années 90, Lotus Notes de Ray Ozzie, un outil de groupware souple et performant racheté ensuite par IBM (Domino), proposait déjà des solutions pérennes, non seulement de partage des documents, mais aussi de travail en commun et à distance. C'est de cela dont on a besoin aujourd'hui pour manager un projet ou plus largement pour travailler en équipe.

La mobilité des acteurs du projet est aussi une caractéristique actuelle qui est parfaitement solutionnée par les produits orientés "cloud". Les solutions en mode SaaS sont effectivement à suivre de près. Le cloud permet en effet de retrouver son contexte de travail quelle que soit sa situation géographique.

Gestion de projet en ligne

Pour bien gérer un projet avec des équipes distantes et des clients tout aussi distants, il est plus qu'utile d'exploiter un outil de gestion de projet en ligne spécifiquement conçu dans cette optique. L'e-mail montre vite ses limites. Une communication précise et continue est en effet la clé de la conduite d'un projet, de surcroît avec des parties prenantes distantes.

Conduite de projet "kanban"

Le principe du Kanban, qui n'est à l'origine autre qu'un échange de fiches cartonnées pour bien réguler le flux clients-->fournisseurs au sein d'un processus, est peut-être la meilleure solution pour la gestion de projet en ligne.

Inventé au sein des usines Toyota, le kanban est une approche particulièrement simple, en tout cas dans son principe, pour organiser une production en juste à temps. Ce principe de fiches à compléter au fil des étapes est aussi particulièrement adapté à la gestion de projet, de surcroît pour les projets en ligne.

L'approche Kanban présente bien des avantages pour une gestion de projet bien conduite. Le suivi visuel du workflow, et donc du processus de réalisation pour tous les participants, n'est pas le moindre. C'est ainsi que l'on parvient à une gestion de flux efficiente des tâches du projet.

Le processus de choix

Le terme générique de projet recouvre bien des cas et des situations fort différentes. Il ne suffira pas de choisir l'outil du moment, celui dont tout le monde parle. Cela dit, une opération marketing réussie ne remet pas en question les qualités intrinsèques d'un produit. Il devra simplement être évalué à la même aune que les autres produits plus discrets sur le plan de la promotion.

Il est toujours préférable de choisir l'outil le mieux adapté à son besoin spécifique. Vu l'éventail d'outils de gestion proposé actuellement, on aurait tort de ne pas en profiter pour procéder à un tri rationnel et sélectionner ainsi le produit le plus adéquat.

Les critères de choix du outil de gestion

Bien évidemment, entre gérer un large portefeuille de projets nécessitant chacun plusieurs équipes conséquentes et manager un projet court et rapide avec une équipe restreinte, ce n'est pas tout à fait le même besoin.

Si l'entreprise gère de nombreux projets, il tombe sous le sens que le produit sera choisi au niveau global, corporate, pour mieux standardiser les pratiques et ne pas perdre de temps en formation inutile. Attention à la learning curve, la courbe d'apprentissage ! Il vaut mieux capitaliser autant que faire se peut sur la formation pour éviter les coûts inutiles, les pertes de temps et de savoir.

Le processus de choix en trois étapes

Étape 1 : Caractéristiques du besoin

L'idée est simple. On commence par identifier les caractéristiques de notre besoin. Ce sont les critères de choix que l'on va lister avant de les valoriser.

Voyons quelques critères types :

• S'agit-il de gérer un portefeuille de projet ou de piloter des projets unitaires au coup par coup ?
• Le projet implique-t-il plusieurs corps de métier ?
• S'agit-il d'un projet d'ampleur nécessitant plusieurs équipes pléthoriques ?
• Les équipes sont-elles éclatées sur plusieurs sites ?
• Quels sont les besoins en matière de collaboration et de communication ?
• Quel type de tableau de bord de pilotage du projet est le plus adéquat ?
• Quels types de reporting seront nécessaires ?
• Comment est gérée la documentation ? C'est un point important. Il est absolument indispensable de soigner la gestion de la documentation au fur et à mesure du déroulement du projet. La "mémoire projet" est en effet incontournable pour assurer la gestion des risques et l'amélioration permanente des processus de réalisation des projets de l'entreprise.

Tuto: Choisir un outil de gestion de projet

Cette formation gratuite explique la méthode de choix d'un outil de gestion, ici un outil de tableau de bord, mais la méthode est exactement la même pour choisir efficacement le bon outil de gestion de projet. -

Présentation détaillée du livre "la transformation démocratique de l'entreprise"

L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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À lire…

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& Le Standard pour le management de projet
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7^ème édition 2021
368 pages

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Piloter l'Entreprise Innovante...

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Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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