Comment accompagner le changement du projet transversal

Mise à jour le 30 janvier 2024 Par Alain Fernandez

L'accompagnement des projets transversaux un peu conséquents nécessite un soin particulier pour faciliter le changement en douceur. Les réunions de sensibilisation au projet sont le point de départ de la démarche de conduite du changement d'un projet transversal.

Les sessions de sensibilisation

L'accompagnement d'un projet transversal un peu conséquent se prépare bien avant le début des travaux.
Pour amorcer le processus de conduite du changement dans les meilleures conditions, il n'existe guère d'autres manières que d'organiser des séances de formation-sensibilisation en petits comités.

Le groupe idéal c'est 8 personnes, de diverses origines de préférence.

Il vaut mieux que les participants ne soient pas tous issus du même service. Les échanges sont toujours plus nourris lorsque les participants ne se connaissent pas trop intimement et n'accomplissent pas la même tâche. La multiplication des angles de vue est profitable pour tous les participants.

Le changement du projet transversal

Qu'a-t-on oublié dans le budget prévisionnel du projet ? L'accompagnement du changement !

Malheureusement, les décideurs qui ont bien compris l'importance de ces sessions de sensibilisation préalable sont toujours un poil ric-rac question budget. Ils ont alors tendance à exiger des sessions mieux remplies :
"C'est important, j'en conviens, mais ne perdons pas trop de temps !"

Bien que ces sessions soient de véritables boosters du projet, la part de l'accompagnement d'un projet, aussi conséquent soit-il, est quasiment toujours oubliée dans le budget initial.
C'est pourtant un facteur de dérive bien connu. Une bonne part de la réussite du projet est étroitement liée au soin apporté à l'accompagnement, et ce, dès les phases initiales.

On résiste !

La réussite de la réunion ne dépend pas uniquement de la compétence et de l'enthousiasme de l'animateur. Le nombre de participants importe tout autant. On a déjà évoqué le nombre 8 comme idéal si on souhaite une participation active. Si on ne peut faire autrement, 15 participants semblent être le grand maximum pour des sessions de ce type. Ce sera alors bien plus difficile de faire interagir les participants.

En effet avec huit participants on a ce schéma d'interactions possibles :
les interactions au sein d'un groupe de huit personnes

Avec quinze participants la mission impossible commence :
les interactions au sein d'un groupe de quatorze personnes
Un groupe trop important aura tôt fait de se fractionner en sous-groupes. L'animateur doit alors redoubler d'efforts pour capter l'attention et assurer la progression de la session vers les objectifs définis.

‘Voir Au fait, exigez que les participants soient issus de secteurs différents de l'entreprise et de ses partenaires le cas échéant.
Ce dernier point est incontournable pour un projet du type supply chain.

Voir aussi Conduire et accompagner le changement est une étape fondamentale du management de projet...

On oublie le jargon technique

Les sessions de sensibilisation sont pour le formateur-animateur l'occasion de développer sa capacité de vulgarisation dans le sens noble du terme. Encore faut-il parfaitement connaître son sujet et savoir résister à chercher refuge dans un jargon abscons.

Un truc…

Une bonne source d'inspiration : le concours "Ma thèse en 180 secondes". De jeunes doctorants ne disposent que de trois minutes pour présenter leur thèse de doctorat en un langage clair et compréhensible par tous.

Des objectifs partagés

Au cours de ces sessions de sensibilisation, ce n'est pas un rapport maître-élève qu'il faut instaurer, mais bien une relation d'échanges d'égal à égal en toute confiance.
Tout commence quand on commence, c'est-à-dire au moment de la présentation des objectifs. On prend alors le temps de fédérer les attentes des participants à la session. Plutôt que de les questionner un par un, il est préférable, après avoir "chauffé la salle" et détendu l'ambiance, l'humour est de rigueur, de lancer une réflexion collective impromptue.

Diagramme d'affinités

Le diagramme d'affinités s'avère le bon outil pour recueillir le fruit de ce travail en commun. Le principe est fort simple :
Chaque participant remplit deux ou trois post-it, guère plus, pour exprimer ses attentes personnelles. Ensuite en commun, on regroupe, on trie et on classe en catégories titrées les propositions devenues anonymes une fois collées sur le tableau.

C'est une technique très classique et facile à mettre en oeuvre. Elle est d'une efficacité redoutable pour établir des objectifs communs et satisfaire l'ensemble des participants. Juste avant d'aborder la phase de débat, on se reportera à ce tableau pour établir un bilan en commun.

Trois conseils pour finir…

Une journée suffit pour cette première sensibilisation. Ensuite, c'est selon les difficultés rencontrées… Et du budget restant !
La lexicographie, savoir de quoi on parle est dans tous les cas une phase initiale. Voir notamment la fiche sur la BI agile qui m'a été inspirée par l'une de ces sessions de sensibilisation.
La phase de débats et d'échanges est une précieuse source d'informations pour anticiper les obstacles à venir. Stimulez les échanges et ouvrez grandes vos oreilles !

Ces rencontres de sensibilisation ne doivent pas être confondues avec le "Kick Off Meeting", ou réunion de lancement du projet, qui réunit tous les acteurs de premier du projet, l'équipe et les principales parties prenantes.

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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