Comment collecter et préparer les données pour les tableaux de bord ?

Étape 6 La collecte d'informations

Des informations "de confiance"

Lors de la réalisation du projet décisionnel, la phase de collecte des informations, ne sera pas la moindre des préoccupations des concepteurs, loin s'en faut !

Consommatrice d'énergie, de ressources et de temps, il s'agit de piloter rationnellement cette étape fondamentale. Négligée lors des toutes premières réalisations décisionnelles d'entreprise, elle fut la cause d'une majorité d'échecs.

Préparer les données

La question de la confiance dans l'information est en effet fondamentale pour la prise de décision. Prendriez-vous une décision à partir d'une connaissance imprécise construite sur les bases d'informations incertaines ? Bien sûr que non, cela tombe sous le sens. D'où l'importance de cette phase essentielle de collecte des informations.

Les données de production ne sont pas nécessairement des informations décisionelles

Les données contenues dans les systèmes de production ne sont pas toutes aptes de nature à être utilisées dans un processus de décision. De nombreuses erreurs, absences et incohérences les rendent totalement incompatibles avec une prise de décision responsable. Il ne s'agit pas pour autant nécessairement de négligence lors de la constitution des bases de production.

Ces erreurs et incohérences ne gênent en rien les processus de production. Seulement en matière de décision, les exigences sont très nettement plus élevées. Aussi, avant de rendre les données disponibles aux décideurs, faut-il procéder à de longs et coûteux travaux de nettoyage, de formatage et de consolidation.

Les règles de gestion

D'autre part, dans bien des cas, les données issues de bases consolidées externes nécessitent quelques recommandations d'usage. Exploiter sans précaution les données produites par une nouvelle filiale utilisant des règles de gestion différentes n'est pas sans danger. Cette question est d'autant plus pertinente en ces temps où les rachats et les fusions se multiplient.

La phase de collecte des données est particulièrement délicate, longue et coûteuse. Elle est quelque part la clé de voûte, essentielle à la réussite globale du projet BI.
Les projets Business Intelligence ont une forte tendance à exploser les budgets. Les projets traînent en longueur et on ne compte plus les opérations de maintenance sensées introduire un semblant de cohérence au sein des données décisionnelles.

Un point de vue complémentaire...

la dérive des projets BI

Dans la plupart des cas, c'est du côté de la collecte des données qu'il faut chercher le coupable. Les concepteurs mésestiment assez souvent le coût et la difficulté de cette phase fondamentale. Celle-ci peut représenter 75 % du budget global !

En effet, toutes les informations de production contenues dans les systèmes informatiques ne sont pas toujours directement utilisables à des fins décisionnelles. Les systèmes d'information des organisations ne se sont pas construits en un temps unique. Malgré les efforts de standardisation avec notamment l'essor des ERP il y a déjà quelques années, ils restent hétérogènes.

Pour des besoins décisionnels, il faut remettre en forme les données et avant de les consolider, les nettoyer des valeurs aberrantes, compléter les valeurs absentes. Un vrai travail de titan. Les outils d'ETL, toujours plus performants, remplissent une bonne part de l'aspect technique de cette opération.

On s'attardera tout de même sur le cas particulier de la collecte des données lors de rapprochements d'entreprises, de fusions-absorptions. Certaines informations fondamentales ne sont pas directement utilisables sans connaître un tant soit peu les précautions d'usage. Soit, malgré un identificateur commun, elles ne couvrent pas les mêmes notions, soit le mode de calcul est différent...

Les concepteurs devront donc se rapprocher des utilisateurs habituels. Ce qui n'est pas toujours très simple, bien peu de rapprochements d'entreprises qui ne se déroulent pas sans un conflit plus ou moins larvé tout au moins au cours de la première phase d'intégration.

Objectifs de l'étape

Au cours de cette étape, nous allons étudier une méthode d'évaluation des informations nécessaires pour la construction des indicateurs précédemment choisis.

Les informations utilisées pour construire les indicateurs sont sélectionnées en fonction des critères suivants. Chaque information nécessaire pour le processus d'aide à la décision est :

• Elles sont accessibles « techniquement »
  L'information est disponible physiquement. Elle est accessible au sein de l'infrastructure existante.
• Elle est disponible « logiquement »
  Elle est nettoyée, vérifiée et consolidée.
• Elle est disponible « politiquement »
  Le responsable produisant ou utilisant habituellement cette information est prêt à communiquer les règles d'usage sans aucune réserve.
• Elle est pérenne
  Elle ne disparaîtra pas ou changera de nature sans prévenir.
• Degré de confiance
  Les utilisateurs ont foi en cette information.
• Coût
  On connaît précisément le coût d'obtention de l'information. Il est au conforme au budget prévu.
• Simplicité de la règle de construction
  

En résultat : la liste des informations utilisées pour bâtir les indicateurs

Pour aller plus avant...

Collecte

• Les outils de collecte
  Les outils de la collecte ETL : Extract Transform Load
• De l'importance des préliminaires
  Une expérience de terrain contée sur le Perfologue
• Informations pour décider
  Le projet Business Intelligence sur le Perfologue

Technologie de stockage

• Data warehouse
  Au chapitre technologie sur ce même site
• Projet Data Warehouse
  Au chapitre technologie sur ce même site
• Le Datamart
  Au chapitre technologie sur ce même site
• Le dossier ERP
  Au chapitre technologie sur ce même site
• Dossier Big Data
  Le dossier consacré au big data

Gouvernance des données

• Qualité des données
  Une gestion spécifique
• Méta données
  Les données sur les données
• Master Data Management
  La gestion des données de référence
• Gouvernance des données
  L'organisation de la collecte, de la gestion qualité et du suivi des données décisionnelles

L'étape numéro 6 de la méthode Gimsi, "Collecte d'informations", décrite page 301 de l'ouvrage "Les Nouveaux tableaux de bord des managers" explique comment sélectionner rationnellement les informations nécessaires à la construction des indicateurs pertinents.

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a accompagné nombre d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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