Comment déléguer pour gérer son temps plus efficacement

Délégation et gestion du temps

Quelles tâches déléguer ?

Il n'est guère possible de tout réaliser soi-même. Bien des tâches peuvent être confiées à un collaborateur. C'est l'unique moyen de se libérer du temps pour se consacrer aux sujets plus importants qui relèvent de votre compétence. Identifier les tâches à déléguer est la toute première opération qui tombe sous le sens. Pourtant elle n'est pas si évidente que cela.

Il est en effet important de bien connaître ses collaborateurs au préalable, autant en terme de compétence que de capacité de travail. D'autre part, l'acte de déléguer nécessite un regard objectif sur ses propres capacités, là encore autant en terme de compétence que de charge de travail acceptable.

Comment déléguer efficacement ?

Je vous propose une méthode simple et efficace, c'est ainsi que bien des gestionnaire aguerris pratiquent.

Important : respecter impérativement les postulats de départ ce sont les précautions à prendre avant de lancer le processus de délégation.

• 1 : Je mets mon égo en veilleuse

  Vous avez mis votre ego en veilleuse et vous admettez que quelqu'un d'autre est capable de réaliser une tâche aussi bien sinon mieux que vous-même.
  
  Tout est là. Bien des managers en "burn-out" n'ont pas encore accepté ce constat.

• 2 : Je ne me débarrasse pas uniquement des travaux les plus chiants

  Vous évitez de déléguer uniquement les tâches les plus rébarbatives.
  
  Trop facile ! Mais les subalternes ont vite fait de comprendre le subterfuge et de se démotiver.

• 3 : Je ne profite pas des "bonnes volontés"

  Vous évitez de choisir toujours le même collaborateur dont vous êtes certain des compétences et du sérieux. Profitez-en pour tester vos autres collaborateurs.
  
  Classique, c'est toujours le ou la plus dévoué(e) qui s'y colle ! Il ou elle finira aussi par se démotiver.

• 4 : "La confiance n'exclut pas le contrôle", n'est pas ma devise

  Vous résistez à la tentation de contrôler le travail en cours de réalisation à tout instant. Vous acceptez de juger sur résultats en faisant confiance aux compétences du chargé de la réalisation.
  
  Ouh! Comme c'est difficile de résister à mettre son nez dans le travail du subalterne.

• 5 : "Quand c'est flou..." Je connais la suite

  La tâche à déléguer est parfaitement identifiée, le contenu et les limites sont connus et clairement précisés.
  
  Autrement dit pas de flou. Déléguer c'est aussi aussi un travail de préparation bien conduit.

• 6 : Je n'attrape pas celui qui court le moins vite

  Le collaborateur choisi est tout à fait d'accord pour prendre en charge cette tâche et la réaliser dans les délais prévus avec les critères de professionnalisme requis.
  
  Ce n'est pas toujours évident, bien des tâches plus ou moins rébarbatives sont à réaliser et on ne se bat pas au portillon pour s'y coller.

• 7 : une journée... c'est huit heures, Elon Musk n'est pas ma référence

  Vous vous assurez que le collaborateur choisi dispose du temps nécessaire pour réaliser cette tâche sans trop perturber son propre plan de travail.
  
  Indispensable, si la barque est déjà chargée, il est temps de réorganiser les priorités.

• 8 : À chacun sa méthode

  Vous acceptez que le collaborateur réalise cette tâche à sa manière, tant qu'il reste dans les règles de l'art.
  
  Bien des managers imposent leur méthode sans penser qu'il y à peut-être bien d'autres moyens de faire.

Une fois ces conditions initiales parfaitement remplies, voyons dès à présent les dix étapes de la méthode proposée.

La méthode en 10 points du point de vue du collaborateur.

• 1) Quelle tâche me confiez-vous ?

  Prenez le temps nécessaire pour bien expliquer la tâche à réaliser. Votre collaborateur n'est pas nécessairement dans le même système de pensée. Des évidences pour vous ne le sont pas nécessairement pour autrui.

• 2) Sommes nous en phase ?

  Assurez-vous que votre collaborateur a parfaitement saisi les enjeux, la finalité, les difficultés, les risques et les obstacles potentiels. C'est là où les techniques de feed-back entrent en jeu.
  

• 3) Comment je sais si j'ai réussi ?

  Exprimez clairement les attendus et les facteurs de succès. Les objectifs qui restent dans le vague ou qui changent toutes les cinq minutes sont le meilleur outil de démotivation.

• 4) Qu'est-ce que ça me rapporte ?

  N'omettez-pas de préciser les gains potentiels pour la personne concernée (formation, expérience...). Le professionnalisme et le sens des responsabilités sont bien entendus des fondamentaux du travail en entreprise. Il ne faut pas oublier pour autant les avantages évidents du principe de la carotte... Sans le bâton bien entendu.
  

• 5) Je fais comment ?

  S'il y lieu, précisez les standards de travail. Dans tous les cas donner le maximum d'éléments même si, de votre point de vue, ils semblent évident. Là encore tou le monde ne partage pas nécessairement votre système de pensée.
  

• 6) J'ai quoi comme délai ?

  Précisez impérativement la deadline. C'est une évidence. Attention tout de fois à la classique manipulation où l'on donne une dead line éloignée dans le temps et comme par hasard elle se raccourcie drastiquement en évoquant un prétexte fallacieux, une exigence du client étant le plus courant.
  

• 7) C'est moi qui décide ?

  Assurez-vous que le collaborateur dispose du pouvoir de décision nécessaire pour exécuter la tâche en totale autonomie. Ce n'est pas toujours le cas, tant s'en faut.

• 8) Et si je ne comprends pas tout ?

  Prenez le temps de répondre aux questions. C'est ce que l'on appelle le feed-back. Non seulement vous décelerz les trous d'ombres mais aussi vous renforcez la compréhension de votre collaborateur. L'idée c'est d'être en phase.

• 9) Quelle est la mesure de progression ?

  Définissez ensemble une échelle de suivi, une manière intelligente de reporting.
  En fait, il ne s'agit pas de répéter à tout moment comme un disque rayé la question "Où en es-tu ?", sans pour autant plonger dans l'excès inverse avec l'abandon total du collaborateur. Il est nettement préférable de procéder à un suivi régulier par jalon dans un climat de confiance où le collaborateur n'hésitera pas à tirer le signal d'alarme dès qu'il sent une perte de repères.
  

• 10) J'ai terminé. C'est bien ?

  Au final procédez à une évaluation des résultats, une critique constructive, et n'oubliez pas de féliciter votre collaborateur pour la tâche accomplie.
  Et en cas d'échec, plutôt que de culpabiliser votre collaborateur, remettez donc en question votre processus de délégation.

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

À ce sujet, voir aussi

• Délégation et prise de décision dans l'entreprise
  Le concept de délégation est indissociable de la notion de pouvoir. Le type de délégation et les modes de contrôle pratiqués dans l'entreprise sont la signature du fonctionnement global de l'organisation et du principe de management.
• Comment déléguer, la bonne recette !
  Dans l'entreprise il faut déléguer... C'est une évidence... Mais c'est quoi déléguer ? S'agit-il de charger le collaborateur d'assumer les responsabilités sans lui céder une once du pouvoir ?
• Comment mieux gérer son temps
  Mieux gérer son temps est désormais un impératif. Equilibrer judicieusement son quotidien entre le travail proprement dit, la formation, la famille, le social et les loisirs est aujourd'hui la priorité de tout un chacun pour s'assurer une vie plus saine et mieux accomplie.

Ressources web

• Why Leaders Don’t Delegate (and How to Do It More)
  Déléguer c'est donner un degré pour prendre des décisions: on ne dit pas au collaborateur ce qu'il doit faire, c'est à lui de juger en son âme et conscience la situation et de choisir la meilleure solution. Pas si facile.
• 9 Reasons Leaders Don't Delegate
  Manque de temps, perte de contrôle, manque de confiance, refus de perdre la réalisation de tâches : 1 que l'on aime, 2 que l'on s'imagine savoir mieux faire etc. etc.

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