Comment gérer son temps ?

Mise à jour le 02 septembre 2022 Par Alain Fernandez

Mieux gérer son temps est désormais un impératif. Equilibrer son quotidien entre le travail et les loisirs est aujourd'hui la priorité de tout un chacun pour s'assurer une vie plus saine. Mais comment faire ? Au programme : la méthode de gestion du temps No-stress.

2) Préciser les Objectifs
4) Planifier sa semaine
6) Déléguer autant que possible
8) Pratiquez la Lecture Rapide
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1) Choisir la bonne stratégie
3) Définir les Priorités
5) Pareto, au secours !
7) Savoir dire non !
9) Synthèse

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent n'est que rarement important. Dwight D. Eisenhower

Gérer son "Capital" temps

Gagner du temps, perdre du temps, rattraper le temps perdu, voilà quelques expressions qui peuvent sembler insensées dès que l'on réfléchit à l'écoulement régulier, continu et irrémédiable du temps. Elles sont en tout cas symptomatiques de l'emprise du temps sur nos vies modernes, la pendule imposant son "diktat".

La méthode "No Stress"

Les étapes de la méthode Gestion du temps

1) Définir la stratégie

La stratégie pour mieux gérer son temps disponible

Résumé : Une stratégie de gestion du temps personnelle commence par l'établissement d'un premier bilan. C'est un préalable pour valoriser les contraintes et identifier les pistes de progrès.

Chacun devra développer sa propre stratégie de rationalisation du temps afin d'être plus efficient tout en profitant pleinement de la vie.

Pas si facile, c'est bien pour cela qu'il est préférable de s'investir un peu afin de définir avec précision attentes et besoins personnels.

Les facteurs aggravants

Les entreprises adeptes de la culture de l'urgence et de l'imprévu, comme il y en a beaucoup, ne sont pas le meilleur cadre pour démarrer une démarche d'amélioration de gestion du temps. Le manque de repères, les managements trop directifs sont autant de facteurs aggravants, d'autant plus pénalisants dans une logique de fonctionnement en mode projet.

2) Choisir les objectifs

Choisir les objectifs de gestion du temps

Résumé : Une sélection précise d'objectifs d'amélioration d'efficacité pour mieux gérer son temps au quotidien matérialiseront les pistes de progrès précédemment identifiées. Ce sont des objectifs personnels.

Avant d'entreprendre une démarche de gestion du temps, il est essentiel d'adopter un comportement positif et actif.

Positif
...dans le sens où il est absolument indispensable d'abandonner toutes les réactions de justification et les sentiments de culpabilité.
Il ne s'agit pas de se lancer dans un bilan de ses erreurs passées. Ce n'est pas le bon point de départ. Il s'agit en fait d'être constructif.

Actif
...dans le sens où l'on se fixera des objectifs concrets et réalistes. C'est l'objet de cette étape.
Ensuite, une fois les objectifs identifiés, exprimés et acceptés, la meilleure solution reste encore de les afficher bien en vue afin de les avoir toujours sous les yeux et ne pas perdre ainsi la finalité.

3) Établir les priorités

Résumé : Pour mieux organiser son travail et son temps libre, définir les priorités est un acte incontournable. Attention de ne pas révoquer trop rapidement les engagements précédemment pris.

Toutes les tâches devant être accomplies n'ont pas la même durée, la même complexité, la même importance, la même urgence. Établir des priorités tombent sous le sens.

Une première méthode sera d'énumérer l'ensemble des tâches à accomplir. Puis de les classer en 3 ou 4 catégories correspondant chacune à un degré de priorité.

Nul besoin d'outil informatique, un classement avec des fiches type bristol fonctionne à merveille. La meilleure solution reste encore de les afficher sur un mur, en trois ou quatre colonnes selon le nombre de catégories.

Un truc en passant, n'oubliez pas d'indiquer la durée estimée et la date butée, la "deadline".

Ensuite, il s'agit de classer les tâches de chacune des colonnes en tenant compte des critères d'importance et de complexité. Il peut alors être intéressant de placer les tâches les plus complexes à exécuter à un moment où l'on se sent intellectuellement plus disponible, aux rares instants où l'on est le plus tranquille.

Le matin de bonne heure, le midi lors de la pause déjeuner, le soir tard. Chacun choisit le moment le plus adéquat selon son tempérament, son propre biorythme.

Le critère d'importance permet d'arbitrer les tâches concurrentes se recouvrant sur le même créneau horaire.

Voir aussi deux les étapes Loi de Pareto et Planification.

4) Planifier

Résumé : Ne pas hésiter à utiliser les outils de planification que vous maîtrisez sûrement pour vos activités professionnelles. Un diagramme de Gantt est un bon support pour une gestion du temps rationalisée.

Une fois les priorités définies, la meilleure des solutions reste encore la plus classique : utiliser un planning. Cet instrument, qui n'est pas nécessairement informatisé, se révèle précieux s'il est suivi et maintenu à jour.

Pour le cas d'un travail en équipe, le planning commun peut s'inspirer des pratiques de la gestion de projet et notamment du diagramme de Gantt.

5) Pareto à notre secours pour mieux gérer son temps

Résumé : La loi des 20/80 sera votre alliée pour définir justement les priorités et réussir à élaborer une planification réaliste.

Comment arbitrer au mieux les chevauchements de tâches ? "Pareto" est d'un bon secours. La fameuse loi de Vilfredo Pareto, appelée aussi loi des 20/80, est vérifiée pour de multiples thématiques.

Si, sur un plan global, la majeure partie des résultats est le produit d'une minorité de tâches, autant se préoccuper en priorité de celles-ci. En reprenant au pied de la lettre la loi de Pareto, en réalisant environ 20% des tâches, on peut accomplir pratiquement 80 % de son rôle, il restera alors suffisamment de temps pour s'organiser à traiter le restant. C'est la fin du surmenage !

Selon les cas, il faut bien entendu savoir moduler le rapport des 20/80 qui n'est pas écrit dans la pierre.

6) Déléguer

Résumé : Déléguer est absolument essentiel pour assurer une gestion efficace de son temps en se déchargeant des tâches à réaliser pouvant être sous-traitées. On les répartira au mieux selon les disponibilités et les compétences.

Déléguer une part de ses tâches auprès de ses collaborateurs est bien le moyen le plus efficace pour augmenter sa productivité tout en se libérant du temps. C'est évident pour tout le monde.

Cerise sur le gâteau, avec une équipe bien construite et en partageant les tâches et responsabilités, on accroît ainsi une certaine forme d'intelligence collective. Mais êtes-vous prêt à vous défaire d'une partie de votre pouvoir de décision ? C'est cela la vraie question.

Voir l'article complet ci après :

Comment déléguer pour gérer son temps plus efficacement
Déléguer une part de ses tâches auprès de ses collaborateurs est bien le moyen le plus efficace pour augmenter sa productivité tout en se libérant du temps...

7) Savoir dire non !

Résumé : Savoir refuser est un principe de survie. Il n'est pas sérieux de tout accepter. Il est plus qu'utile d'apprendre à dire non à ses supérieurs, à ses collègues et à ses subalternes pour mieux gérer son temps.

S'il faut apprendre à refuser pour mieux gérer son temps, dire "NON" n'est pas un acte inné, ni un acte aisé pour tout le monde.
Il s'agit pourtant d'éviter le surmenage et la mise en danger de notre stratégie soigneusement établie. C'est un fondamental d'une gestion du temps rationnelle.

Le temps n'est pas élastique et on ne peut pas tout faire.

8) Lire plus vite

Résumé : Se perfectionner aux techniques de lecture rapide est une évidence pour tout manager. Être en mesure de lire plus vite et plus intelligemment permet de mieux profiter des enseignements disponibles à notre portée.

Apprendre à lire plus rapidement est la seule solution pour conjuguer ses besoins de formation, ou plus généralement d'enrichissement culturelle, avec une gestion du temps bien conduite.

Voir l'article complet ci-après :

La Méthode de lecture rapide
Apprendre à lire plus rapidement est la seule solution pour conjuguer ses besoins de formation ou plus généralement d'enrichissement culturel avec une gestion du temps bien conduite. Voyons les techniques et les ressources. En seconde partie une - méthode simplissime - Profitez-en, c'est gratuit !

Synthèse : En finir avec les activités chronophages

Résumé : Quelques conseils pour mieux gérer son temps. fait, il s'agit de quelques trucs et astuces pour mieux gérer ses activités chronophages.

Ue bonne répartition des travaux en fonction du moment de la journée est un choix d'organisation particulièrement judicieux.
Par exemple, les tâches complexes exigeant un effort de concentration conséquent seront placées aux moments de la journée ou de la semaine où l'on risque le moins d'être interrompu.

En revanche les tâches courtes et plus simples seront exécutées lorsque l'on est le plus facilement dérangé : possibilité de réunions impromptues, appels téléphoniques plus courants, présence de collègues hyper actifs...

Regrouper les tâches

Il est assez économique de rapprocher les tâches de même nature. Le changement implique une adaptation consommatrice de temps, ne serait-ce que pour la phase de recherche de documentations.

Outils et méthodes

Les outils de développement personnel et d'aide à la réflexion sont particulièrement utiles pour mieux exploiter son capital temps disponible.
Par exemple, les techniques du "mind-mapping" me semblent incontournables.

Recommandations

Prenez l'habitude de commencer les réunions de travail et plus généralement tous les travaux en groupe à l'heure sans perdre de temps à attendre les éternels retardataires.
Méfiez-vous des tendances au perfectionnisme. Si malgré l'adage, dans les faits le mieux n'est pas systématiquement l'ennemi du bien, la quête de la perfection est en tout cas coûteuse en temps.
Apprenez à terminer un entretien, une réunion, une conversation, bref apprenez à dire "Au revoir" lorsqu'il n'y a plus rien à dire.
Prenez l'habitude de tout noter, et adoptez une méthode de classement rationnel des notes.
Anticipez dans la mesure du possible et évitez de "naviguer sur le fil", en attendant systématiquement les dates butoirs, lorsqu'il n'est plus possible de tergiverser.
Ne perdez pas de vue la dimension finie du temps. Pensez à laisser suffisamment de place aux instants de détente, aux loisirs.

Nous arrivons au terme de cette série de conseils. Les adapter et les appliquer en mesure de ses besoins sera la dernière recommandation pour lutter contre la procrastination qui pollue la vie de tout un chacun.

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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Ressources web

Planning and controlling how much time to spend on specific activities, un petit guide rapide de "Time Management" proposé par le site CFI, Corporate Finance Institute
27 Time Management Tips To Work Less and Play More
Manipulate Time With These Powerful 20 Time Management Tips, 20 conseils de gestion du temps proposés par la revue Forbes

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