Comment utiliser Excel pour construire un tableau de bord, les fonctions de base

Par Alain Fernandez

Une première étape pour bien comprendre la manière la plus efficace d'utiliser Excel pour construire un tableau de bord de pilotage. À titre de rappel, une revue des fonctions de base des tableurs pour bien commencer.

Les principes fondamentaux des tableurs bureautiques

Temps 1

Cette première étape propose un rapide rappel sur les principes des tableurs bureautiques, une indispensable mise au point avant d'entrer dans le vif du sujet.

Fiche Pratique 1 Le principe d'Excel
Rappel sur les principes de la feuille de calcul, élément central d’Excel

Fiche Pratique 2 Utiliser les formules et fonctions
Simples à utiliser, les formules et fonctions sont d'une grande utilité pour standardiser les calculs, professionnaliser la réalisation des fiches et rapports et diminuer ainsi le risque d'erreurs.

Raccourci : http://tb2.eu/e21

Quelques compléments...

Ces deux premières fiches proposent un introduction à l'usage du tableur Excel de Microsoft. Elles sont destinés autant aux débutants qu'à tous ceux qui ont un peu perdu de vue l'utilisation des tableurs bureautiques.

Dans tous les cas, il n'est pas inutile de s'attarder quelques instants sur les origines et les principes des tableurs afin de mieux comprendre comment les utiliser pour bâtir un instrument de pilotage à part entière.

Ah! au fait, il est impératif de ne s'intéresser sérieusement à la réalisation proprement dite du tableau de bord qu'une fois celui-ci parfaitement défini et délimité, c'est là l'objet de toute la première partie dédiée à la conception de l'instrument de pilotage.

Trop de concepteurs peu expérimentés prennent le projet à l'envers et sautent à pieds joints dans la réalisation Excel avant même de bien cerner le périmètre du projet et d'identifier les fonctionnalités réellement nécessaire pour assurer un bon pilotage de l'activité sous contrôle.
C'est là une cause majeure d'échec du projet. On se laisse séduire par de jolis graphiques, des gadgets, des trucs et des machins qui n'ont absolument aucun rapport avec l'action à engager sur le terrain pour accomplir sa part dans la démarche de progrès définie au niveau de l'entreprise.

Les trois "U"

La loi des trois U reste incontournable pour définir ce qu'est un bon produit : Utile, Utilisable et Utilisé.
Appliquons-le au projet tableau de bord :

Utile
Le produit conçu et réalisé répond à un réel besoin de pilotage et d'aide à la décision. Ce n'est pas un simple recueil de ratios de gestion, le tableau de bord est composé d'indicateurs soigneusement choisis pour évaluer la performance selon la démarche de progrès précisée.
Utilisable
Les décideurs ne rencontrent aucun problème pour domestiquer l'outil. Il n'est pas complexe et parfaitement ergonomique pour que les utilisateurs ne se posent à tout instant des questions quant au mode d'emploi. Le bon tableau de bord est conçu selon le principe "un seul coup d'oeil" suffit pour prendre connaissance des informations et bien en saisir le sens.
Utilisé
C'est là le véritable enjeu du tableau de bord, le point culminant du projet : les décideurs ont-ils adopté l'instrument de pilotage, lui font-il confiance et l'utilisent-ils au quotidien pour prendre des décisions ?
À ce stade du questionnement, un audit s'impose.

Un projet réussi coche les trois cases.

Microsoft Excel® est bien suffisant pour réaliser un tableau de bord parfaitement efficace, notamment dans le cadre d’un projet léger. C’est aussi un excellent outil de formation et de sensibilisation avant de déployer un projet d’ampleur. Les managers ayant eu l'occasion de bâtir un tableau de bord avec Excel sont mieux armés pour exprimer leurs besoins et participer lors d’un projet de Business Intelligence d'ampleur.

Pour aller plus avant...

Formation Excel
Un recueil de formations en ligne sur le produit Excel fournie par Microsoft. La première série de cours "prise en mains" complète bien ces deux premières fiches pratiques. Cette série de formation concerne la dernière version du produit soit Excel 2016. À la date de ces lignes les formations pour Excel 2013 et 2010 sont toujours en ligne :
- Formation Excel 2013
- Formation Excel 2010
Excel 2016
Le site officiel de Microsoft
Modèles Excel
Quelques fiches modèles, budgets, factures pour la gamme Office.