Comment écrire un email professionnel ?

Ecrire des e-mails professionnels

Quelle que soit l'activité professionnelle exercée, il sera toujours indispensable de maintenir le lien avec ses partenaires. L’outil le plus simple reste encore l’e-mail, c'est une évidence tant l'outil est entrée dans les moeurs. Malheureusement, bien peu d'internautes l'utilisent comme il se doit. Les quelques règles énoncées ici sont un impératif pour profiter pleinement d'échanges fructueux.

Si l’e-mail ne remplace pas un contact direct, il assure la pièce manquante entre l’appel téléphonique et le courrier postal.

1) Principe, 2) Objectifs, 3) Méthode, 4) Erreur, 4) Coup d'Oeil Historique 6) Ressources 6) À lire

L'art de correspondre par e-mail

L’e-mail est bien plus informel qu’un courrier classique. On peut donc adopter un style plus léger et plus direct à la fois. Ce n’est pas non plus un appel téléphonique, un « chat » ou une messagerie instantanée. L’e-mail fonctionne en mode asynchrone. Le destinataire peut prendre le temps de réfléchir avant de répondre.

L’e-mail, un excellent outil pour des échanges féconds.

L’historique du message est conservé. On peut ainsi poursuivre la discussion jusqu’à épuisement du sujet ou lassitude de l’un des correspondants. L’e-mail permet aussi de travailler à plusieurs. Chacun des destinataires peut apporter sa contribution pour l’élaboration d’une étude commune. Bref, c’est un excellent outil de travail pour l’apprenant qui fait le (bon) choix de ne pas rester seul dans son coin.
Voyons un petit guide pour bien exploiter cet outil qui, bien que désormais classique, n’est pas toujours utilisé dans les règles de l’art.

Objectifs de cette fiche pratique

Objectif : Adopter l’habitude de correspondre. Résultat attendu : Maîtriser les techniques d’écriture des emails. Conseil : Adopter le bon type de mail pour chaque correspondant. Les longs développements ne sont pas toujours appréciés, tout comme les messages trop succincts. Risques d’échec : Considérer le mail comme un outil interactif de type « chat » et ne pas se donner le temps de la réflexion avant de répondre.

Rédigez des e-mails efficaces en 9 temps

Remarque : Un mode d’emploi de l’e-mail peut sembler à première vue superflu tant l’outil est entré dans les moeurs. Pourtant, pour des échanges profitables, notamment dans le cadre de l’autoformation, il est prudent de se souvenir des fondamentaux de la rédaction des messages et de se contraindre aux quelques règles rappelées et illustrées ci-après.

1. Écrivez des e-mails courts et traitant d’un unique sujet

Ne traitez qu’un seul thème par email. Il sera plus percutant et plus facile à classer par son destinataire. Concentrez-vous sur votre sujet, soyez concis et évitez les digressions.

e-mails courts
Encore trois ou quatre pages et ça ira pour ce premier mail.

2. Choisissez un titre expressif

Il est important d’attirer l’attention de son correspondant. En peu de mots bien choisis, le titre précise soigneusement le thème unique du message.

titre expressif
"À la recherche du temps perdu", je me demande si ça fait un bon titre ?

3. Adoptez une écriture simple et des paragraphes courts

Un e-mail n’est pas un exercice de style. Privilégiez les mots les plus simples et utilisez des phrases courtes et un style clair. Si le message est nécessairement un peu long, aérez-le en courts paragraphes. Le texte sera plus facile à lire et à comprendre.

écriture simple
La cueillaison d'un rêve au coeur qui l'a cueilli. J'errai donc, l'oeil rivé sur le pavé vieilli ( Stéphane Mallarmé, "Apparition" )

4. Évitez l’humour et les subtilités langagières

Évitez les traits d’humour et les propos ambigus. Ils ne sont pas toujours bien perçus. Les « émoticônes » ne sont pas suffisantes pour éclairer les doubles sens. Autant les éviter.

subtilités langagières
J'en profite pour vous raconter la dernière, elle est à se tordre.

5. Limitez les pièces attachées

Joignez des pièces annexes seulement si elles sont indispensables et précisez le contenu dans le message.

pièces attachées
J'ai peut-être eu tort d'imprimer toutes les pièces jointes avant de les vérifier...

6. Restez courtois

Évitez les reproches, les propos négatifs et les tournures qui pourraient être mal interprétées. Préférez le téléphone ou, mieux encore, la discussion de vive voix pour régler vos différends.

Restez courtois
Grrrr

7. Signez vos messages

Signez distinctement votre email afin que l’on puisse correctement identifier l’émetteur sans être tenu de décoder l’adresse e-mail.

Signez vos messages
Le corbeau ? C'est moi !

8. Choisissez bien vos destinataires

Il est aussi simple d’envoyer un message à un destinataire unique qu’à plusieurs dizaines. Avant de choisir les destinataires, posez-vous ces trois questions :

1. Est-ce que chacun des destinataires est concerné par ce message ?
2. Auront-ils tous envie de le lire ?
3. Êtes-vous sûr de vouloir tous les mettre dans la confidence ?

Choisissez bien vos destinataires
J'envoie ce mail à tous les gens de la boîte, il y en bien un qui va me répondre...

9. Une fois envoyé, c’est envoyé !

Pour éviter les regrets, relisez-le soigneusement, corrigez l’orthographe et vérifiez encore une fois les destinataires avant de cliquer sur le bouton "Envoyer".

Une fois envoyé, c’est envoyé
Flûte, j'ai déclaré ma flamme à ma belle-mère...

Erreur à ne pas commettre

Laisser son interlocuteur dans l’expectative
Si l’e-mail n’est pas un « chat » qui exige une réponse immédiate, sachez que votre correspondant attend une réaction de votre part. Ne tardez pas trop à vous pencher sur son message et à y répondre sans changer de sujet. Pour chaque nouveau sujet, il est recommandé de redémarrer un nouvel échange afin que la rubrique « objet du message » soit toujours en phase avec le contenu.

Il est utile de mettre en place un système de classement de ses e-mails avec une identification spécifique des messages dédiés à l’autoformation. C’est une bonne méthode pour éviter qu’un message ne se perde dans l’avalanche des messages que tout un chacun reçoit journellement. Si votre gestionnaire de courrier ne propose pas un système simple de classement, vous pouvez créer une adresse e-mail spécifique et n’utiliser que celle-ci pour vos échanges liés à l’autoformation.

Coup d’oeil historique

L’isolement n’est pas une solution viable pour une autoformation bien conduite. Michael Faraday a beaucoup appris en entretenant une étroite relation épistolaire avec les savants de son époque, notamment avec André-Marie Ampère, autodidacte lui-même.

Se former seul, ce n’est pas rester isolé dans son coin. Suivant l’exemple de ces grands savants, et sans aucune prétention, l’apprenant profitera pleinement d’une correspondance e-mail suivie avec d’autres apprenants, des formateurs et des experts ouverts au questionnement et à la réflexion partagée

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a conduit et accompagné de nombreux projets d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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