À quoi sert un tableau de bord ?

Mise à jour le 27 aout 2020 Par Alain Fernandez

Un tableau de bord, ce n’est pas un présentoir à ratios de gestion. On le sait depuis déjà bien longtemps ou en tout cas on devrait le savoir. Un tableau de bord ne sert pas non plus à prendre les décisions à votre place. Ça, j’ai comme l’impression qu’on le sait moins. En fait, c'est simple, un tableau de bord est un instrument pour piloter le progrès. C'est cela son utilité. Il sert à mesurer l’amélioration selon un axe de développement choisi. Il permet ainsi de juger la pertinence des actions engagées. C’est à cela que sert un tableau de bord. Précisons maintenant à l’aide d’un exemple concret.

1) critique, 2) Utilité , 3) Exemple pratique, 4) Bon usage, 5) Concertation, 6) Cinq fonctions , 7) Ressources, 8) À lire

La question de l'utilité du tableau de bord

Avant de présenter l’exemple concret d’utilisation d’un tableau de bord de pilotage, resituons le contexte...
Il y a déjà quelque temps, je participais à une conférence-débat. Le thème de départ portait sur la question de la manipulation en entreprise puis, il a doucement dérivé vers celui de la mesure de la performance et de la description de la réalité. Vaste débat s’il en est. Un autre consultant, pas tout jeune, ancien DAF de je ne sais plus qu’elle boîte prend alors la parole.

Le tableau de bord reflète-t-il la réalité ?

S’il existe un outil trompeur en entreprise, c’est bien le tableau de bord, dit-il en me regardant du coin de l’oeil. Il est vrai que je commençais à m’assoupir, mais il y a des mots magiques qui vous mettent tout de suite en éveil. Pour moi c’est « tableau de bord ».
Je suis alors tout ouïe et je l’invite à poursuivre.

Il précise : on croit qu’un tableau de bord est là pour reproduire la réalité et c’est faux.
Je le corrige, je ne sais pas qui croit encore cela. Un tableau de bord est un instrument chargé de fournir un certain aspect de la réalité, mais précisez encore un peu le fond de votre pensée, je ne cerne pas encore ou vous souhaitez en venir.

Les ratios de gestion se trompent-ils ?

Je vais vous donner un exemple, poursuit-il dans une entreprise que je conseillais, les ratios de gestion présentés exigeaient que l’entreprise réduise son personnel pour améliorer le résultat. J’ai invité le dirigeant à suspendre sa décision pour enquêter plus avant. En fait, il suffisait d’augmenter la production sans pour autant être contraint de réduire le personnel.
Donc ce que conseillait le tableau de bord était faux.

Finalement, quelle est l'utilité du tableau de bord ?

Ok. Je reprends. Déjà je vous félicite de parvenir à dénicher des affaires aussi simples à résoudre, je n’ai pas toujours eu cette chance.

Finalement, je sers à quoi moi ?

Un tableau de bord ne prend pas de décision

Ensuite, un tableau de bord ne prend pas de décision. Il présente les informations que le manager ou l’équipe souhaite suivre. C’est ensuite le manager qui prend ou ne prend pas la décision. Un tableau de bord qui présente des ratios à la va-comme-je-te-pousse ça n’existe plus ou en tout cas cela ne devrait plus exister.

Un tableau de bord est un outil de mesure

Un tableau de bord est un instrument de progrès. Il est là uniquement pour mesurer la progression dans une démarche d’amélioration. Prenons un cas concret, simpliste, mais pas tant que cela.

Un exemple d’amélioration : la réduction des rebuts

Une entreprise souhaite réduire ses rebuts.
Des rebuts il y en a de toutes sortes. On peut rapidement les classer en trois catégories :

ceux qui finissent à la benne,
ceux que l’on peut retoucher
et ceux que l’on peut affecter à des produits déclassés.

Bien évidemment, tout dépend aussi du prix unitaire de la pièce fabriquée et de l’importance des retouches à pratiquer. On ne va pas travailler une heure pour retoucher une pièce à un centime, en revanche quelques minutes pour une pièce à 100 euros est pleinement justifié.

Ensuite il y a aussi les pièces défectueuses qui échappent au contrôle qualité et se retrouvent chez le client et là c’est bien plus coûteux puisqu’il s’agit de gérer les retours. Et dans certains cas, pour certaines productions il est totalement rédhibitoire d’envoyer des pièces défectueuses chez un client. La renommée peut être mise en jeu et le risque de passer de première source à seconde source est suffisamment présent pour que l’on y prenne garde. La question de la gestion des rebuts n’est donc pas aussi simpliste que cela.

Le bon usage du tableau de bord

Tableau de bord: permet de mesurer sa progression selon un éclairage bien précis.

Voilà une définition courte mais précise et qui va nous servir pour la suite de cette brève étude.
Pour cet exemple, il s’agit de réduire les rebuts. Commençons par fixer un objectif de performance. Pour cela, on va se mettre d’équerre avec tous ceux qui peuvent agir dans le sens de l’amélioration des rebuts pour :

fixer un objectif,
définir les moyens d’action,
préciser les variables de mesure et
construire les indicateurs de performance.

C’est impérativement un travail d’équipe. Il s’agit de parvenir à un parfait consensus afin que chacun se sente concerné par :

l’objectif à atteindre,
les actions à entreprendre pour l’atteindre
et les outils de mesure de la performance pour s'assurer que nous sommes en phase.

Attention : Un tableau de bord se compose impérativement en équipe.

"Réduire les rebuts de 50% d’ici 6 mois" est dans ce cas fictif un objectif réalisable.
Il est accepté par tous, il est donc parfaitement consensuel.
On précise ensuite les actions à mettre en oeuvre pour l'atteindre. Toujours par consensus.

Attention, les actions exigent impérativement qu'un responsable soit nommé pour chacune d'entre-elle. Autant qu’il soit volontaire, poursuivre un objectif d’amélioration se traduit dans la plupart des cas par une surcharge de travail pour les personnes concernées.
Ensuite il s’agit de sélectionner les instruments de mesure pour suivre le progrès. Bien évidemment le nombre de rebuts est un indicateur de performance évident, mais il faut être plus fin pour juger de la pertinence des actions d’amélioration lancée.

L’étape de concertation

Au bout de quelque temps, on s’arrête, on étudie les résultats du tableau de bord et on discute :
Quelles sont les actions les plus efficaces, faut-il les renforcer, les soulager, les indicateurs sont-ils bien pertinents, l’objectif n’est-il pas trop ambitieux, ou au contraire, on le franchira-t-on avant le délai prévu.
Voilà le type de question que l’on se pose et l’on décide, toujours en consensus.

Audit du système décisionnel
Audit du système décisionnel. Étape 10 L'audit périodique du système Pour une performance durable.
Avec le temps, l'organisation évolue, les stratégies changent, les décideurs acquièrent de l'expérience.
Pour toutes ces raisons, il est prudent de s'assurer régulièrement de la cohérence du système avec les besoins actualisés de l'organisation et les attentes des utilisateurs.

Ensuite,

1) Si vous avez apprécié cette démarche de progrès qui s’inscrit qu’elle que part dans le principe Kaizen et le PDCA,
2) Et si Vous voulez que les acteurs de terrain poursuivent en ce sens,

Eh bien, faites-leur confiance et accordez-leur une vraie reconnaissance :
C’est comme cela que ça marche !

Les cinq fonctions du tableau de bord

Le tableau de bord, en tout cas lorsqu'il est bien conçu, est un instrument complexe. Utilisé à 100% il ne se contente pas de mesurer la performance sur l'axe de progrès. Voir ci-après les cinq principales fonctions. L'article en référence détaille soigneusement les cinq fonctions principales.

fonctions du tableau de bord

Rôles et fonctions du tableau de bord de pilotage
Pour mieux concevoir le tableau de bord et ainsi mieux l'utiliser il est plus qu'utile de bien connaître les 5 rôles essentiels du tableau de bord: -1- Réduire l'incertitude -2- Stabiliser l'information -3- Faciliter la communication -4- Dynamiser la réflexion -5- Maîtrise du risque

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L’auteur

Alain Fernandez est un spécialiste de la mesure de la performance et de l’aide à la décision. Au fil de ces vingt dernières années, il a accompagné nombre d'entreprise en France et à l'International. Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles consacrés à ce thème et connexes, vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

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