Freelance : Organisateur d'évènement

Le témoignage de Lucía, "organisatrice d'évènements"

Un carnet de bonnes adresses à jour, un évident tempérament de planificateur associé à une réelle capacité à décider dans l'urgence, ce sont là les atouts d'un bon organisateur d'évènement. Pour être plus précis, écoutons Lucía une professionnelle aguerrie.

L'interview...

Bonjour Lucía, pourrais-tu nous expliquer en quelques mots en quoi consiste ton métier ?
C'est très simple. Une entreprise ou une organisation qui souhaite célébrer un évènement comme un anniversaire, les dix ans de sa création par exemple ou plus couramment le lancement d'un nouveau produit, me contacte et je m'occupe de toute l'organisation.

En fonction du nombre de participants et de l'importance de la célébration, on définit en commun un budget et ensuite je gère l'évènement du début jusqu'à la fin : sélection et réservation du local en tenant compte des contraintes d'accessibilité, choix des fournisseurs comme les traiteurs, gestion du personnel de service, aménagement de la salle, préparation de la scène, choix du décorateur si l'ampleur de l'évènement l'exige, gestion des invitations, de l'orchestre, de l'éclairage, de la sono... Bref tout quoi. Je livre un évènement "clé en mains".

Comment trouves-tu les bons prestataires ?
Depuis déjà trois ans que j'exerce, j'ai un carnet d'adresses qui commence à bien se remplir de coordonnées de vrais professionnels. J'ai eu l'occasion de travailler avec la plupart d'entre-eux, ou alors ils m'ont été chaudement recommandés. Mais comme ce sont de vrais professionnels, ils ne sont pas toujours disponibles, et c'est bien là l'une des mes principales difficultés. Ce n'est pas la seule bien entendu. Le stress est mon compagnon, tant que l'évènement n'est pas terminé, je reste aux aguets, le coeur à son rythme d'effort intensif.

On voit bien dans tes yeux la passion qui t'anime, tu prends un plaisir évident à en parler. C'est un signe qui ne trompe pas. Mais comment t'est venue l'idée de démarrer cette activité ?
Pour tout dire...(elle rit), tout à commencer avec le mariage de ma meilleure amie... Mais ça ne vous intéresse pas, et je ne vais pas vous raconter cela.

Oh que si, détrompe-toi, c'est bien cela qui nous intéresse !
Bon alors, je reprends depuis le début, d'accord ? Je suis quelqu'un qui aime les contacts. J'ai donc préparé un Master de communication et de relations publiques à l'Université Complutense de Madrid. J'ai été ensuite rapidement engagée par un grand groupe de médias au service des relations publiques.

Une chance finalement, trouver rapidement un premier emploi en accord avec sa formation, ce n'est pas si courant.
C'est vrai, mais j'ai été rapidement déçue. Ce n'était pas tout à fait ainsi que j'envisageai le métier. La plupart des tâches étaient sous-traitées à des entreprises extérieures. Je passais la majeure partie de mon temps à préparer des dossiers et à rédiger des courriers. Je n'avais que bien peu de liberté d'action et pratiquement pas de nouveaux contacts. Bref, je m'ennuyais ferme.

Qu'as tu donc fais alors ?
Eh bien, tout a changé le jour où ma meilleure amie m'a demandé si je voulais l'aider à s'occuper de son mariage. Elle voulait quelque chose d'original, un évènement qui resterait dans les mémoires de tous les participants. Je m'en suis occupé, et c'est ainsi que j'ai découvert ma passion, exercer un métier qui me correspond et où je peux m'exprimer.

Tu exerces donc un métier qui correspond à ta nature, à tes qualités et peut-être aussi à tes défauts...
C'est vrai, j'aime les contacts je l'ai déjà dit, j'aime aussi l'action, je suis naturellement organisée et très rigoureuse. Voilà pour mes qualités. Quant à mes défauts, si tu permets je me les garde pour moi...(elle rit).

Comment as-tu trouvé ton premier client ?
Ce fut très simple. Avant de me lancer en solo, j'ai parlé de mon projet à ma chef de service de l'époque qui, intéressée, m'a introduit auprès d'un sous-traitant qui lui-même organisait des évènements. J'avais donc un premier client. Ce sous-traitant accepta de me confier plusieurs tâches d'un évènement en cours de préparation. Un essai en quelque sorte. L'essai fut transformé, depuis je suis pleinement opérationnelle.

Tu t'es donc lancée sans études préalables.
Que veux-tu dire ?

Tu n'as donc pas fait d'étude de marché, tu n'as pas monté un Business plan...
Hou là, tu me parles chinois...(elle rit), bien sûr que non ! J'ai attaqué directement avec mon premier client, j'ai perfectionné mon action avec le deuxième, j'ai tout remis en question avec le troisième, puis j'ai commencé à mieux sentir mon métier avec le quatrième, puis le cinquième, puis le sixième...

Tu travailles avec des partenaires ?
C'est indispensable. Je suis en relation professionnelle avec d'autres indépendants et des sociétés comme celle qui m'a fait confiance lorsque j'ai commencé. On travaille toujours ensemble à l'occasion.

Comment gères-tu les phases de surcharge de travail d'une part et d'autre part les période de creux?
En cas de surcharge, j'assume ce que je peux et je sous-traite à un partenaire le cas échéant. Lors des inévitables creux, j'en parle un peu autour de moi des fois qu'un collègue soit lui-même en surcharge, et j'en profite pour prospecter un peu.

Tu vis comment dans ces cas-là ?
Je ne suis pas dépensière. Lorsque je suis sur le haut de la vague, je me constitue des réserves qui me permettent de traverser les périodes de vaches maigres.

Quel conseil donnerais-tu à tous ceux qui aimeraient faire comme toi ?
Des conseils, j'en aurais beaucoup à donner. Un seul ? Bon, alors ce sera celui-là. Il faut à tout pris prendre conscience que l'on n'est plus salarié. Les revenus ne sont pas réguliers. Certaines années, la courbe ressemble plutôt à une mer déchainée avec des sommets et de grands creux, ce n'est pas du tout un long fleuve tranquille. Il est prudent de ne pas changer trop rapidement son mode de vie de manière à se constituer des réserves lors des périodes fastes afin en quelque sorte de lisser les rentrées d'argent.

Merci beaucoup Lucía
De rien, c'est toujours un plaisir de parler de mon métier.

Interview traduite et retranscrite avec l'autorisation de Lucía Giménez García.

Les ressources PDF

Une version "commentée" du témoignage , disponible en téléchargement libres au format PDF.

Témoignage commenté de Lucía
Organisatrice d'événementiel

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