Le tableau de bord de l'entrepreneur, l'indispensable boussole pour piloter son activité

L'entrepreneur est un "pilote" averti et bien équipé

Tout entrepreneur connaît désormais les avantages indéniables d'un tableau de bord de pilotage pour gérer efficacement son activité.

Les mouvements de trésorerie, les encours clients ou les règlements fournisseurs, pour ne citer que ceux-ci, méritent d'être suivis au quotidien.

Mais ce n'est pas suffisant. Le succès durable est étroitement lié à une démarche d'amélioration continue. En d'autre terme, il ne suffit pas de "suivre" les mouvements mais bien de les "piloter".

Une boussole pour mieux décider

Un bon tableau de bord est un instrument très simple à utiliser. D'un simple coup d'oeil, l'entrepreneur s'assure très rapidement de l'avancement des actions entreprises pour atteindre les objectifs qu'il s'est fixés au préalable. Il peut ainsi juger de la performance desdites actions et agir en conséquence.

Soit il continue au même rythme et dans le même sens et il est sur la bonne voie, soit il renforce son action. Il peut aussi juger après réflexion que l'action engagée n'est peut-être pas la plus efficace et opter pour une meilleure voie d'accession aux objectifs.

C'est en cela que le tableau de bord est un instrument d'aide au pilotage et à la décision. Il offre les justes informations orientées selon les objectifs de performance visés et uniquement celles-ci.

Exemple de tableau de bord pour entrepreneur

Légende : Ce tableau de bord pour piloter la TPE/PME est réalisé à l'aide du livre-guide "l'essentiel du tableau de bord" présenté ci-après.

Une méthode type en 5 temps

• Temps 1. Choisir les objectifs

  Un exemple trivial, vous avez décidé de lancer une gestion active de votre trésorerie, et vous avez mis en place des actions pour réduire les délais d'encaissement de vos factures clients et obtenir des délais plus longs auprès des fournisseurs.

  Pour cela vous vous êtes fixé des objectifs précis du type :

  • Éliminer 80% des retards de paiement systématiques d'ici 9 mois
  • Passer de 30% à 50% de règlement en 30 jours après facturation en lieu et place de 60 jours d'ici six mois
  • Diminuer de 50% les règlements fournisseurs au comptant d'ici six mois

• Temps 2. Définir les actions

  Vous allez ensuite définir une batterie d'actions qui, de votre point de vue, seront suffisantes pour atteindre les objectifs fixés. Dans ce cas d'école, ce sera essentiellement des actions de négociation et de sélection.

  Si aucune solution amiable n'est trouvée, on élimine les clients qui paient systématiquement en retard pour privilégier les clients qui acceptent de payer rapidement (on en reparle un peu plus avant dans le texte...(*)).

  De même, on donne la priorité aux fournisseurs qui acceptent des délais de paiement. Bien sûr, d'autres critères interviennent dans ce processus de sélection comme la qualité, la régularité, la fiabilité (taux d'erreurs de livraison très bas, etc...).

• Temps 3. Préciser une métrique

  Il est alors temps de choisir les indicateurs de performance et de composer les écrans. Mais encore faut-il définir une métrique. Que mesure-t-on et selon quelle échelle ? Ensuite, il faut choisir soigneusement les indicateurs, les construire à partir de données disponibles et les présenter sur le poste de travail.

• Temps 4. Présenter l'indicateur

  Toutes les présentations ne sont pas équivalentes. Le choix dépend autant de la nature des informations que du sens que l'on veut faire passer (progression, comparaison, alerte...), et on choisira le graphique adéquat pour chaque indicateur de performance (courbe, barre-graphe, tableaux, sparklines...).

• Temps 5. Bâtir les écrans

  Enfin, il sera temps de composer son tableau de bord en gardant en ligne de mire que toute information mérite d'être replacée dans son contexte. On ne pilote pas avec des oeillères, et les indicateurs seront équilibrés (CA/client, BFR, Retard livraison, conformité...) de manière à relativiser l'information et de n'agir qu'à bon escient.

(*)Par exemple, il vaut mieux réfléchir à deux fois avant d'éliminer un client qui génère une bonne part du CA, même s'il ne nous paie pas toujours régulièrement tant que l'on a pas trouvé un remplaçant.

Une démarche d'amélioration continue

On ne passe pas du jour au lendemain à une gestion optimale. On n'y parvient qu'au terme d'une démarche de progrès soigneusement préparée et scrupuleusement pilotée. C'est là que le tableau de bord de pilotage qui permet de mesurer son progrès en continu exprime toute son utilité.

Exemple pratique : La gestion de trésorerie, talon d'Achille de l'entrepreneur

Plus d'un entrepreneur s'est vu devoir affronter de graves difficultés, non pas par manque de clients, mais bien par son incapacité à honorer ses factures fournisseurs, charges et impôts en raison d'une gestion de la trésorerie déficiente.

Parvenir à bien ajuster son cash-flow demandera un peu de temps, aucun doute à ce sujet. Il s'agit impérativement de s'inscrire sans tarder dans une démarche d'amélioration en continu pour apprendre à équilibrer au plus juste les flux de trésorerie selon les besoin.

C'est ainsi que l'on évite les paniques de stress que nous avons tous connu quand les charges comptables et les factures tombent et l'argent prévu ne rentre pas et laisse les caisses vides. Quand on a compris cela, évidemment que l'on travaille son tableau de bord afin qu'il nous oriente sur la voie de l'amélioration de notre gestion.

C'est aussi un outil de développement personnel

Le tableau de bord ne sert pas uniquement à la gestion comptable de son activité. C'est aussi un précieux instrument de développement de son efficacité personnelle. Dans un esprit d'amélioration continue, il nous sera utile pour mieux gérer son temps et parvenir ainsi à mieux équilibrer sa vie professionnelle et sa vie privée.

On ne se lance pas en indépendant uniquement pour gagner sa vie mais bien pour en profiter pleinement. On ne parviendra à multiplier les sources de satisfaction qu'à la condition de bien gérer son temps, et son énergie tout en évitant autant le surmenage que l'ennui.

Comment le construire simplement ?

Le livre "L'essentiel du tableau de bord", publié aux éditions Eyrolles 5ème édition 2018, présente une démarche simple, pratique et illustrée en cinq temps, parfaitement adaptée pour réaliser rapidement et à coûts très limités un outil de pilotage évolutif.

Cet ouvrage vous propose en effet d'utiliser le tableur Microsoft Excel © pour réaliser votre instrument de pilotage. Les exemples sont fournis dont un modèle type, celui présenté sur la figure ci-dessus. À télécharger.

L'essentiel du tableau de bord
Un guide simple, pratique et concret pour concevoir et réaliser les tableaux de bord de l'entreprise
Alain Fernandez
Éditions Eyrolles
280 pages, 22 €
Best seller francophone 5^ème édition 2018

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Présentation détaillée du livre "la transformation démocratique de l'entreprise"

L’auteur

Alain Fernandez est un consultant freelance depuis plus de trente ans. En marge de son activité de consultant, il a contribué à former nombre d'entrepreneurs (bénévolat en contexte associatif). Il est l'auteur de plusieurs livres publiés aux Éditions Eyrolles vendus à plusieurs dizaines de milliers d'exemplaires et régulièrement réédités.

Ressources web

• Réaliser le tableau de bord
  Comment realiser un tableau de bord avec un simple tableur du type Microsoft Excel, les questions à se poser avant de commencer : Qui Quoi Comment et Combien?
• Stratégie PME, la concevoir et la déployer
  Les PME ne sont pas moins de 3 millions. Les PME sont des acteurs majeurs du tissu économique. C'est dire si la démarche stratégique est incontournable pour assurer la survie de ces entreprises qui ont bien des avantages mais pas toujours les reins suffisamment solides pour se laisser porter par la vague... La concurrence et l'évolution technologique sont de vrais handicaps si on ne trouve pas le moyen de les transformer en atouts... C'est aussi à cela que sert une stratégie bien conçue... Et surtout bien déployée !
• Les outils de la création d'entreprise
  Le créateur d'entreprise se doit de maîtriser quelques outils essentiels comme l'étude de marché, le business plan ou encore l'analyse de risques. Quelle que soit l'activité lancée, la maîtrise de ces outils est un impératif si l'on espère assurer la rentabilité dans durée.

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Les livres de référence du site

À son compte
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Éditions Eyrolles
Collection Emploi & Carrière
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Éditeur : Eyrolles
Pages : 320 pages

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